Door Carin Welters, MT Rendement
Als uw organisatie samensmelt met een ander bedrijf, gaat dat voor u en uw team vast en zeker niet ongemerkt voorbij. Er moeten immers bedrijfsonderdelen worden heringericht en arbeidsvoorwaarden worden geharmoniseerd. De kans is groot dat u de harmonisering van arbeidsvoorwaarden niet zelf hoefl te regelen, maar mocht het wel op uw pad komen, dan is het goed om te weten welke stappen daarbij komen kijken.
Bij een fusie of overname neemt de andere werkgever de bestaande arbeidsovereenkomsten inclusief alle plichten over. Hierdoor kunnen binnen de nieuwe organisatie dus verschillende arbeidsvoorwaardenpakketten gelden. Dat maakt het aansruren van uw team er niet makkelijker op. U zult dan tenslotte met alle verschillende voorwaarden rekening moeten houden.
Gunstig
Het is daarom praktischer om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren, zodat u langzaam kunt toegroeien naar een overzichtelijke bedrijfscultuur. Daarbij is het gebruikelijk dat bij een overname de arbeidsvoorwaarden gaan gelden van de organisatie die de overname doet. Bij een fusie wordt er doorgaans gekeken welke organisatie het gunstigste arbeidsvoorwaardenpakket heeft. Uw medewerkers zijn echter niet zonder meer verplicht om in te stemmen met een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Hoe dan ook zullen de werkgever en werknemer schriftelijk akkoord moeten gaan.
Bij het samenvoegen van de verschillende arbeidsvoorwaarden moet voor iedere medewerker zo veel mogelijk hetzelfde (gelijkwaardige) arbeidsvoorwaardenpakket gelden en mogen medewerkers er niet op achteruit gaan. Soms zal het echter niet mogelijk zijn om bestaande voorwaarden te handhaven en zullen deze in het nadeel van de medewerkers aangepast moeten worden of zelfs komen te vervallen.
Compensatie
Denk bijvoorbeeld aan bonusregelingen (zoals aandelenoptieregeling of kortingen op hypotheken) die bij de nieuwe organisatie niet meer van toepassing zijn. Dan moeten de medewerkers hiervoor gecompenseerd worden. Zorg dus dat u een overzicht krijgt van alle binnen de nieuwe organisatie geldende regelingen (collectieve en individuele) met behulp van een inventarisatie. Dit kunt u op twee niveaus doen: per regeling afzonderlijk (bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding) of per categorie met elkaar samenhangende arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld loon, vakantietoeslag, vaste dertiende maand).
Alternatief
Harmoniseren per regeling houdt in dat u de arbeidsvoorwaarden per regeling vergelijkt, per regeling een oplossing bedenkt en dat u zo nodig zorgt voor een compensatie, bijvoorbeeld door een extra vakantiedag toe te kennen. Dit is een tijdrovende en kostbare methode die vaak ook moeilijk te administreren is, omdat het een samenhangt met het ander. Een goed alternatief is dan ook het harmoniseren per categorie met elkaar samenhangende arbeidsvoorwaarden. Hierbij ontwikkelt u per categorie nieuwe voorwaarden die u vergelijkt met de bestaande. Als het nodig is, regelt u een compensatie per categorie, bijvoorbeeld door een eenmalige loonsverhoging toe te kennen. Vaak is dat voordeliger dan een compensatie per afzonderlijke regeling. Daarnaast is deze methode sneller en overzichtelijker te realiseren dan harmonisatie per afzonderlijke regeling.
Uitwerkingen
Heeft u op basis van de inventarisatie en vergelijkingen een harmonisatieplan opgesteld, dan kan dit de volgende uitwerkingen hebben:
1. De nieuwe arbeidsvoorwaarden zijn voor de medewerkers allemaal beter dan of gelijkwaardig aan de oude;
2. De nieuwe arbeidsvoorwaardenregeling is voor de medewerkers in zijn totaliteit gelijkwaardig of beter, maar betekent op onderdelen toch een achteruitgang;
3. Het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket is voor de medewerkers slechter (bijvoorbeeld vanwege noodzakelijke bezuinigingen).
Overbruggen
In de eerste situatie zijn er nauwelijks problemen te verwachten. Uw medewerkers behouden hun arbeidsvoorwaarden immers. In de tweede en derde situatie zult u doorgaans een overgangsregeling moeten treffen om de verschillen te overbruggen. Soms worden verschillen niet gecompenseerd. De verschillen zijn dan zo klein dat ze vanzelf gecompenseerd worden doordat het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket ook een aantal gunstigere regelingen kent dan het oude. Daarnaast spelen ook de kosten, de visie van uw organisatie, medezeggenschapsorganen en de afdeling P&O een rol. Al deze aspecten moeten op elkaar afgestemd worden.
Zorgvuldig
Niet alleen de inhoud van de regelingen is belangrijk, ook het draagvlak ervoor. Uw medewerkers moeten immers instemmen met de wijzigingen. Door goed en helder te communiceren, vergroot u de kans dat ze akkoord gaan. Komt u tot een akkoord, dan is het belangrijk om de afspraken zorgvuldig vast te leggen.
Bij medewerkers die niet akkoord gaan, moet u nagaan of er een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. In dat geval kunt u alsnog eenzijdig wijzigingen doorvoeren. Maar dit kan alleen als u kunt bewijzen dat uw belang bij het wijzigen van de voorwaarden zodanig zwaar weegt, dat het belang van de medewerker bij handhaving van de oude voorwaarden daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Het kan bijvoorbeeld zo slecht gaan met uw organisatie dat een wijziging noodzakelijk is om de organisatie te redden. Is er geen eenzijdig wijzigingsbeding, dan kunt u proberen om de wijziging door te voeren met een beroep op het zogeheten goed werknemerschap. Van een goede werknemer mag u in principe namelijk verwachten dat hij een redelijk voorstel tot wijziging van de inhoud van de arbeidsovereenkomst in het algemeen positief benadert.
Hij kan het alleen afwijzen als u in redelijkheid niet van hem kunt verlangen dat hij ermee instemt. De manier waarop u het voorstel voor de wijziging heeft gecommuniceerd, wordt hierbij overigens ook getoetst!
Schieten
Een fusie of overname is dus een nogal gecompliceerd proces. U heeft verschillende opties om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren, maar u moet oppassen dat uw organisatie niet alsnog met allerlei verschillende voorwaarden te maken krijgt. Dan zou u uw doel voorbij schieten. Pakt u het goed aan, dan voorkomt u ongelijke behandeling, bevordert u de interne samenwerking, kunt u de kosten beter beheersen en verlaagt u de administratieve lasten. Om te voorkomen dat u iets over het hoofd ziet, kunt u een jurist inschakelen om u te begeleiden en adviseren.
mr. Carin (J.M.) Welters, senior jurist bij Baker Tilly Berk N.V.,
tel: (040) 250 57 00, e-mail: c.welters@bakertillYberk.nl,
www.bakertillyberk.nl
Collectieve aanpassing arbeidsvoorwaarden
Naast bovenstaande individuele aanpak heeft u eventueel ook nog de mogelijkheid van collectieve aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Maar ook daarbij gelden de nodige beperkingen. Voor een collectieve aanpassing van de arbeidsvoorwaarden zult u de wijzigingen namelijk moeten afstemmen met de ondernemingsraden en vakbonden die actief zijn binnen de organisatie.
Verschillende overgangsregelingen
Afhankelijk van de aard en de omvang van de verschillen tussen de arbeidsvoorwaarden kunnen overgangsregelingen varieren. Soms zult u een verschil kunnen compenseren door een eenmalige uitkering of een korte afbouwperiode. Maar overgangsregelingen kunnen ook langere tijd duren, soms zelfs net zo lang als de arbeidsovereenkomst blijft bestaan. Ook kunt u werken met persoonlijke toeslagen of eenmalige afkoopsommen. In dat geval moeten uw medewerkers zelf het nadeel als gevolg van de invoering van de nieuwe arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in de pensioen sfeer, veilig stellen.
Middelen
Houd er wel rekening mee dat uw organisatie - zeker als het om grote bedragen gaat - over voldoende financiele middelen moet beschikken om de afkoop te kunnen realiseren.
Andere aandachtspunten om rekening mee te houden
Wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden hebben grote gevolgen voor uw organisatie. Niet alleen de belangen van de medewerkers spelen een rol, maar ook die van andere afdelingen en eventuele externe partijen. Zo zal het harmonisatieplan, voordat het kan worden uitgevoerd, eerst moeten worden goedgekeurd door de ondernemingsraad (als deze er is) en moet het afgestemd zijn met de afdeling P&O.
Derden
Denk daarnaast ook aan de administratieve kant, zoals contracten met derden (bijvoorbeeld collectieve verzekeringen).