Goede stuurinformatie draagt bij aan een adequate bedrijfsvoering

Geplaatst op

“Zorgaanbieders willen zo goed mogelijk voldoen aan de verwachtingen van cliënten. In mijn adviespraktijk merk ik dat dagelijks. Maar dat is niet zo eenvoudig als het lijkt want die verwachtingen zijn de laatste tijd sterk aan het veranderen. Cliënten rekenen er steeds meer op dat ze zorg op maat krijgen. Maar hoe pak je dat aan als zorginstelling? Hoe kun je de bedrijfsvoering nog beter passend maken aan de veranderende wensen van cliënten? Mijn advies: zet data om tot relevante stuurinformatie."

Mijn advies: zet data om tot relevante stuurinformatie



"Zorgprogramma’s bieden een duidelijk kader waarbinnen de zorg voor een cliënt moet plaatsvinden. Tijd is er daar één van. Dit criterium levert echter soms problemen op. Zeker als er extra inzet van verzorgend personeel nodig is die vooraf niet was voorzien. Het beheersen van deze ongeplande zorg is voor veel instellingen een uitdaging. Er wordt extra capaciteit ingeroosterd met als gevolg dat personeel dan wel op de werkvloer aanwezig is, maar de kosten van hun aanwezigheid worden financieel niet gedekt.

Hoe kunnen instellingen de vraag naar zorg en de kosten die daarmee gemoeid zijn dan toch beter beheersbaar maken? Hoe kunnen ze ervoor zorgen dat hun werkprocessen exact zijn afgestemd op de cliëntvraag? Juiste, tijdige en vooral relevante management- en stuurinformatie kan dit proces in positieve zin ondersteunen.

Allereerst beschouw ik het beheersbaar maken van de afstemming tussen zorgvraag en inzet van zorgpersoneel als een logistiek planning- en optimalisatievraagstuk. Daarbij gaat het erom dat een zorginstelling op het juiste moment de juiste medewerkers inzet met de vereiste competenties. Bepaalde handelingen kunnen namelijk niet door iedere zorgverlener worden uitgevoerd. Uit mijn jarenlange ervaring met de ontwikkeling van stuurinformatie kan ik zeggen dat het verzamelen en toepasbaar maken van de juiste (historische) data inzichten biedt die echt ondersteunend zijn aan de bedrijfsvoering.

Daarbij gaat het onder meer om gegevens van de inzet van medewerkers, de deskundigheidsniveau’s in relatie tot de specifieke zorgprogramma’s van cliënten. En vanzelfsprekend de totale daarmee gemoeide kosten in relatie tot de verwachte opbrengsten. Alle facetten van de bedrijfsvoering moeten kloppen om tot het juiste resultaat te komen en de beheersbaarheid te borgen. Op deze manier heb ik enige tijd geleden de overbehandeling van cliënten in een instelling voor revalidatiezorg helpen terug te dringen door een meer op maat ingerichte zorgplanning. Zo konden zij de kosten reduceren tot het niveau van bekostiging.

Het verzamelen en toepasbaar maken van de juiste (historische) data biedt inzichten die echt ondersteunend zijn aan de bedrijfsvoering



Om de cyclus van plannen, uitvoeren, monitoren en bijstellen goed te kunnen besturen, is een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk dashboard waarin alle facetten zijn ondergebracht essentieel. Vaak is het noodzakelijk om daarvoor verschillende gegevensbestanden te koppelen. In de zorg zijn goede managementinformatietools beschikbaar die dat proces ondersteunen. Het komt naar mijn ervaring echter vaak voor dat organisaties daarbij teveel tegelijk willen. Het ontsluiten van informatie is ingewikkeld, soms tijdrovend en vergt goede definities en uitgangspunten.

Beperk de informatie tot de essentie van wat je echt nodig hebt, daarmee maak je het interpreteren van het dashboard een stuk eenvoudiger en voorkom je dat een ieder daaruit eigen conclusies trekt. Zo is bijvoorbeeld in de situatie van zelfsturende teams de vraag welke informatie het team nu echt nodig heeft. Vaak zien wij een ‘overkill’ aan informatie waar het team soms niets mee kan.

De juiste stuurinformatie voor een passende en effectieve bedrijfsvoering. Dat vergt niet alleen keuzes maken maar ook precies weten wat je nodig hebt. Daarmee kun je gericht werken aan verbetering van de zorg.”

Meer weten over de inzet van stuurinformatie en data relevant maken voor je gehele organisatie? Bekijk dan eens de infographic Van data naar betrouwbare managementinformatie.

back to top