AVG raakt controle op privégebruik ICT-middelen op werk

Geplaatst op

Veel werknemers hebben op hun werk toegang tot internet en krijgen een eigen zakelijk e-mailadres. De werkgever mag regels stellen aan het gebruik daarvan, maar daar zijn grenzen aan verbonden gelet op de privacy van werknemers. De Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt de kaders en legt u als werkgever een informatieplicht op.

Een algeheel verbod van privégebruik van ICT-middelen, zoals internet en e-mail, op het werk gaat vandaag de dag te ver. Enig privégebruik, al is het beperkt, dient u als werkgever toe te staan. Maak hierover wel duidelijke afspraken met uw werknemers en leg die afspraken vast. Spreek bijvoorbeeld af dat uw werknemers slechts incidenteel en kortstondig het internet of e-mailsysteem mogen gebruiken voor persoonlijke doeleinden. Daarbij kunt u als extra bepaling opnemen dat het internet- en e-mailgebruik niet storend mag zijn voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk.

Verbod op dreigende of beledigende e-mails

U kunt als werkgever ook regels stellen aan het versturen of de inhoud van e-mails. Geef bijvoorbeeld aan dat e-mails geen dreigende of beledigende inhoud mogen bevatten. Hetzelfde geldt voor internetgebruik. Zo kunt u verbieden websites te bezoeken met een racistisch karakter. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om op voorhand bepaalde sites te blokkeren. Leg daarbij dan ook vast dat het verboden is via een omweg alsnog te proberen dergelijke websites te bezoeken.

Informatieplicht AVG

Of uw werknemers zich houden aan de gestelde regels kan pas worden vastgesteld als u hierop controleert. Die controle kunt u alleen uitvoeren als u heeft voldaan aan de informatieplicht uit de AVG. Dat betekent dat het noodzakelijk is dat u beleid heeft gemaakt en dat de werknemers van dit beleid op de hoogte zijn. Let op: als uw organisatie een OR heeft, behoeft dit beleid de instemming van de OR.

Wij kunnen u helpen!

Heeft u nog geen protocol voor e-mail- en internetgebruik? Of twijfelt u of deze voldoet aan de nieuwe wetgeving onder de AVG? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen u helpen bij het opstellen van zo’n protocol of toetsen of uw protocol voldoet.

Op de hoogte blijven? Meld u aan voor onze nieuwsbrief



Simone Koolwijk is arbeidsrechtjuriste bij Baker Tilly Berk Employment Advisory. Zij begeleidt werkgevers bij HR-vraagstukken die het arbeidsrecht raken.

back to top