Het belang van een goed geordende vakantieadministratie

Geplaatst op

Een werknemer heeft bij het einde van het dienstverband recht op uitbetaling van nog openstaande vakantiedagen. Het is dan uiteraard van belang om te weten hoeveel vakantiedagen de werknemer heeft opgebouwd, en hoeveel hij daarvan al heeft opgenomen. Dat de werkgever er goed aan doet dat correct bij te houden in zijn administratie, blijkt uit een recente uitspraak van de kantonrechter te Roermond.

Wat was er aan de hand?

Werkgever en werknemer sloten een vaststellingsovereenkomst, waarin was vastgelegd dat de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden zou eindigen. Werkgever stelt de eindafrekening op, en betaalt in dat kader 144 nog openstaande vakantieuren uit. De werkgever baseert zich op de bij haar aanwezige verlofkaarten en de agenda. Werknemer stelt zich echter op het standpunt dat hij nog 470 vakantieuren tegoed had. Hij onderbouwt zijn stelling met werkschriftjes, waaruit blijkt dat hij op een groot aantal door werkgever als verlof aangemerkte dagen wel had gewerkt. Werknemer vordert betaling van het verschil bij de kantonrechter.

Wie is verantwoordelijk voor de vakantieadministratie?

Uit de wettelijke verplichting voor werkgever om bij het einde van het dienstverband aan de werknemer een overzicht te verstrekken van de resterende vakantiedagen, volgt dat de werkgever verplicht is een administratie bij te houden van de door de werknemer genoten vakantiedagen. Indien de werknemer stelt dat het door de werkgever genoemde verlofsaldo niet klopt, zal de werkgever aan de hand van de uit diens administratie blijkende gegevens gemotiveerd moeten aangeven hoe het verlofsaldo tot stand gekomen is. Leidt dat niet tot overeenstemming tussen de werknemer en de werkgever over het verlofsaldo, dan ligt de bewijslast van de stelling dat hij recht heeft op de afrekening van meer uren bij de werknemer. Indien de door de werkgever bijgehouden verlofadministratie echter niet deugdelijk blijkt te zijn is dat een omstandigheid die in beginsel voor risico van de werkgever komt.

In de casus waar de kantonrechter te Roermond over te oordelen had, trok de werknemer aan het langste eind. Door middel van werkschriftjes kon de werknemer aantonen dat de vakantieadministratie van de werkgever niet correct was. De werkgever kon vervolgens niet aangeven hoe groot het vakantiesaldo zou zijn geweest als de dagen die ten onrechte als vrije dagen waren geteld buiten beschouwing zouden zijn gelaten. De kantonrechter oordeelde dat de werkgever niet aan de verplichting om een deugdelijke vakantieadministratie te voeren had voldaan, hetgeen voor haar risico kwam.

Lessen voor de praktijk

Deze uitspraak laat zien dat het goed bijhouden van opbouw en verlof van vakantiedagen belangrijk is. Mocht er een geschil ontstaan over het vakantiesaldo, dan zal de werkgever gemotiveerd moeten kunnen aangeven waarom haar administratie correct is.

Tot slot leert deze uitspraak nog een andere les: het belang om in een vaststellingsovereenkomst volledig te zijn in afspraken over het einde van het dienstverband. Losse eindjes zorgen voor discussies, die partijen met het sluiten van de overeenkomst nu juist hadden willen voorkomen. Neem wat betreft de eindafrekening daarom altijd op hoeveel vakantiedagen er nog zullen worden uitbetaald.

Hulp nodig bij een goed geordende vakantieadministratie?

Onze salarisadministratie kan voor u een correcte vakantieadministratie inrichten. Een optimale salarisadministratie, dat is waar wij naar streven. Wij analyseren het huidige proces, geven advies en richten de administratie op maat voor u in.

Wilt u meer informatie ontvangen over hoe onze salarisadministratie u kan ontzorgen of heeft u vragen naar aanleiding van de hier besproken uitspraak? Neem dan contact op met Clementine Prins, Manager salaris- en Personeelsdienstverlening, of Marjan Veuger- Hakze, Senior Arbeidsrechtjurist, of één van onze andere specialisten van Employment Advisory. 

 

 

back to top