Hoe stelt u de identiteit van uw werknemer correct vast?

Geplaatst op

Als u personeel aanneemt, weet u dat u voordat u hem in dienst neemt, de identiteit van de werknemer moet vaststellen. Een kopie van zijn of haar identiteitskaart of paspoort bewaart u bij uw salarisadministratie.

Hoe stelt u de identiteit van uw werknemer correct vast?

Als u personeel aanneemt, weet u dat u voordat u hem in dienst neemt, de identiteit van de werknemer moet vaststellen. Een kopie van zijn of haar identiteitskaart of paspoort bewaart u bij uw salarisadministratie.

Zorg voor geldige documenten
Een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst met het BSN-nummer zijn geen geldige documenten, omdat op deze documenten de nationaliteit van de werknemer ontbreekt. Op de nieuwere paspoorten en ID kaarten staat het BSN-nummer op de achterkant. Zorg er voor dat u ook een kopie maakt van de achterkant. Gaat uw werknemer bij u uit dienst, dan moet u de kopie nog minimaal 5 jaar bewaren.

Voordat u een kopie maakt van de voor- en achterkant zult u het (originele) document moeten verifiëren op echtheidskenmerken.

Handig hulpmiddel bij controle echtheid documenten
Om het u makkelijker te maken heeft de overheid de DutchID-app ontwikkeld die u kunt downloaden op uw tablet of smartphone. Op deze manier wordt het eenvoudiger om een paspoort en ID kaart te controleren. Zo kunt u op uw toestel het reliëf ‘voelen’ en vergelijken met het echte reliëf op het identiteitsbewijs. Door het kantelen van uw toestel kunt u meerdere echtheidskenmerken vergelijken en controleren.

Als hulpmiddel kunt u de Kenmerkenfolders van de verschillende modellen downloaden bij de rijksdienst voor identiteitsgegevens. 

Wat als u de identiteit niet correct kunt vaststellen?
Heeft u de identiteit van uw werknemer niet of niet correct kunnen vaststellen, dan moet u op het salaris het zogenoemde anoniementarief toepassen. In het kort houdt dit in dat u over het volledige salaris 52% loonbelasting/ premies volksverzekeringen inhoudt zonder rekening te houden met heffingskortingen. Ook mag u geen rekening houden met maximumpremielonen, maar u betaalt loonheffingen over het volledige bedrag. Volgt u deze werkwijze niet, kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Identificatieplicht
Ten slotte heeft u de plicht uw werknemers erop te wijzen dat zij zich te allen tijde moeten kunnen identificeren op de werkplek. Kan de werknemer zich niet identificeren op de werkplek dan kan hij ook een boete krijgen en/ of worden meegenomen naar het politiebureau.

Heeft u naar aanleiding van bovenstaande vragen, neem dan contact op met een van onze salarisadviseurs.

back to top