Met managementinformatie grip op uw bedrijf

Geplaatst op

Om een bedrijf goed aan te kunnen sturen is betrouwbare managementinformatie onmisbaar. Wie over de juiste stuurinformatie beschikt, heeft beter zicht op de bedrijfsprestaties en kan meer uit de business halen. Voor een ondernemer is het belangrijk om te weten hoe het bedrijf ervoor staat. Data-analyse is hier het sleutelwoord. De ondernemer die uit data relevante informatie destilleert, is in staat om bijvoorbeeld zijn bedrijfsprocessen te optimaliseren en tijdig zaken bij te sturen.

Gert Juffer, partner accountant bij Baker Tilly Berk: “Snel veranderende omstandigheden dwingen een ondernemer meer dan voorheen om tussentijds de vinger aan de pols te houden. Wat is de actuele stand van zaken binnen mijn onderneming? Die vraag beantwoord je niet door alleen naar de jaarrekening te kijken; die benadering volstaat niet meer. Een ondernemer moet op elk gewenst moment kunnen zien hoe bijvoorbeeld ontwikkelingen zich verhouden ten opzichte van de strategie. Betrouwbare en tijdige managementinformatie, afkomstig uit data-analyse, is een goed meetinstrument om bij de les te blijven ten aanzien van marktontwikkelingen en de bedrijfsvoering.”

Data-analyse: de Haarlemmerolie van de bedrijfsvoering

Data-analyse is weliswaar geen nieuw verschijnsel, maar het gebruik ervan heeft de afgelopen jaren een stevige impuls gekregen. Volgens Gido Frühling, partner accountant bij Baker Tilly Berk, komt dat onder andere door de ontwikkeling van betere instrumenten die data omzetten in bruikbare informatie. In de praktijk ziet Frühling twee toepassingen regelmatig voorbijkomen: “Veel grotere ondernemingen gebruiken data-analyse vooral om afwijkingen in processen of patronen op te sporen en hun interne processen en controles te stroomlijnen.”

Data-analyse in de praktijk

Frühling: “Een voorbeeld hiervan is de transportonderneming die facturen van duizenden ritten moet verwerken. Bij die hoeveelheden is dat een foutgevoelige exercitie. Met de juiste software kan die transporteur echter zeer eenvoudig doublures of niet gefactureerde ritten opsporen. Maar ook andere afwijkingen of patronen worden opgemerkt: de meeste verzekeraars gebruiken data-analyse bijvoorbeeld om declaratiefraudes op te sporen. Een andere veelgebruikte toepassing is op commercieel gebied – denk hierbij aan de retailer in de fietsindustrie die met één druk op de knop kan zien naar welk type fiets de meeste vraag is, welke verkoopprognoses daaruit geëxtrapoleerd kunnen worden en of de voorraad wel goed afgestemd is op de vraag.”

Betrouwbare managementinformatie

De toegevoegde waarde van betrouwbare managementinformatie lijkt evident: procesefficiency, een betere interne beheersing, kostenbewustzijn, valide prognoses, prestatiebeoordeling, marketingdoeleinden, de lijst is lang. Maar hoe krijgt een ondernemer nou de juiste informatie boven tafel?

Informatiebehoefte

Gido Frühling: “De ondernemer moet weten wat nou eigenlijk zijn informatiebehoefte is. Er is namelijk zo’n overvloed aan data dat je de kans loopt door de bomen het bos niet meer te zien. Het is dus belangrijk te weten waarop je wilt sturen en waar je wilt interveniëren. Die keuze van de relevante indicatoren waarop gestuurd gaat worden is vaak bedrijfsspecifiek: een handelsonderneming wil bijvoorbeeld weten hoeveel succesvolle bezoeken haar vertegenwoordigers maandelijks afleggen, een tandarts wil praktijkprestaties met elkaar vergelijken, een transporteur wil zijn facturering verbeteren.”

Van data naar managementinformatie

Is de informatiebehoefte eenmaal helder en heeft de ondernemer een keuze gemaakt voor een bepaalde software, dan is de onderneming er nog niet. Data kunnen weliswaar omgezet worden in informatie, maar die moet op haar beurt op de juiste manier geïnterpreteerd en op de informatievraag afgestemd worden. En pas daarna kan de vertaalslag naar de bedrijfsvoering gemaakt worden.

Genereren managementinformatie

Gert Juffer: “Grotere mkb-bedrijven hebben vaak wel de mensen in huis om de analyse te doen, maar kunnen de ervaring missen om processen en systemen zo in te richten dat er ook werkbare managementinformatie uitkomt. Kleinere mkb-bedrijven missen de capaciteit om dergelijke systemen in te richten. Die helpen wij dan bij het formuleren van de informatiebehoefte en het genereren van informatie, zodat wij ze inzicht geven in hun bedrijfsprestaties.  De adviseur kijkt achter de getallen. Winst of verlies blijkt wel uit de cijfers, maar hoe die twee tot stand komen, daar levert de adviseur zijn toegevoegde waarde.”

Bron: BTB Magazine

back to top