Online-handel: uitstekende groeimogelijkheden, als u elke btw-stap maar zorgvuldig zet

Geplaatst op

Bent u een online-retailer met grensoverschrijdende ambities en wilt u online producten gaan verkopen aan klanten in een ander EU-land? Dan moet u eerst goed nadenken over een aantal belangrijke zaken op btw-gebied. Het is vaak een ingewikkeld en tijdrovend proces om aan alle lokale btw-regels te voldoen, maar met het juiste onderzoek en het juiste advies kunt u (kostbare) btw-fouten voorkomen.

En zorgen dat uw bedrijf alles op btw-gebied in ieder geval goed voor elkaar heeft.

Hieronder gaan we in op de belangrijkste praktische kwesties bij het online verkopen van producten aan particulieren in andere EU-landen, en bespreken we de punten waar online-retailers mee te maken krijgen.

  1. Begrijp en monitor de drempelwaardes voor afstandsverkopen.
  2. Gaat u over de drempelwaarde heen, vraag dan op de juiste manier een btw-nummer aan.
  3. Houdt u na het aanvragen aan de plaatselijke btw-regels.

Begrijp en monitor de drempelwaardes voor afstandsverkopen

In elk land geldt er een drempelwaarde voor afstandsverkopen. Veel internationale online-retailers zijn zich niet bewust van deze drempels. Het is heel belangrijk om na te gaan hoe hoog deze drempel is als u begint met verkopen in een nieuw land. Hou vanaf de eerste verkoop in dat land bij hoeveel verkopen u heeft gedaan in dat land. Zo kunt u de totalen bijhouden voor elk land, en weet u al ver van tevoren of u misschien over een drempelwaarde heen gaat. Zodra dit het geval is, moet uw bedrijf een btw-nummer aanvragen in het land van aankomst, en moet u plaatselijke btw in rekening gaan brengen aan uw klanten.

Wist u dat u er ook voor kunt kiezen om niet te werken met drempelwaarden voor afstandsverkopen, en in plaats daarvan vanaf het begin al het lokale btw-tarief in rekening te brengen? In dat geval hoeft u de drempelwaarde niet in de gaten te houden, maar krijgt u in veel EU-landen wel te maken met compliance regels.

Een recente openbare raadpleging van de Europese Commissie heeft uitgewezen dat de drempelwaarde voor afstandsverkopen voor de meerderheid van de online-retailers een serieus probleem is. De meest voorkomende problemen die hierbij zijn genoemd, worden weergegeven in afbeelding 1.

'Belasting

 

 

Gaat u over de drempelwaarde heen, vraag dan op de juiste manier een btw-nummer aan

Het aanvragen van een btw-nummer verschilt per land. Het is belangrijk om te weten aan welke eisen u moet voldoen als u in een bepaald land een btw-nummer aanvraagt. Let bijvoorbeeld op:

  • de benodigde documenten. Moeten ze in de taal van dat land worden vertaald? Moeten ze een apostille krijgen?
  • de betrokken partijen. Is het verplicht om een fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen bij het aanvragen? Is het aan te raden om de hulp van lokale experts in te roepen?
  • de taal. Kunt u in het Engels communiceren, of mogen de documenten en de communicatie alleen in de taal van het land zelf zijn?
  • het tijdsframe voor de aanvraagprocedure; het kan tot zes maanden duren voordat u een btw-nummer heeft.

Houd u na het aanvragen aan de plaatselijke btw-regels

Houd in het achterhoofd dat u zich na het overschrijden van de drempelwaarde moet houden aan de lokale btw-regels voor online-verkopen. De volgende zaken kunnen gevolgen hebben voor uw systemen en processen:

  • De btw-percentages kunnen in deze landen leiden tot andere winstmarges, of kunnen u dwingen om uw verkoopprijzen aan te passen.
  • Er kunnen verschillende eisen gelden voor facturen, waardoor u misschien per land de vorm van uw facturen moet aanpassen.
  • De deadlines voor btw-teruggave en btw-afdrachten verschillen per land, en u dient zich hier altijd aan te houden.
  • Als de compliance procedure alleen mogelijk is in de taal van het land, is het aan te raden om een plaatselijke expert te raadplegen voor advies, zodat u zeker weet dat u zich aan alle regels houdt.

De openbare raadpleging van de Europese Commissie heeft ook duidelijk gemaakt dat online-retailers vaak problemen krijgen met de btw in andere EU-landen. Afbeelding 2 laat de meest voorkomende problemen zien die de ondervraagden aangaven op het gebied van btw.

'Belasting

 

 

Kort gezegd leidt het huidige btw-systeem tot diverse (financiële) obstakels voor online-retailers die over de grens hun producten willen verkopen:

  • Een risico op extra kosten als een e-commercebedrijf niet voldoet aan de btw-regels in de diverse landen
  • Een hoge administratieve drempel door de complexiteit van plaatselijke btw-regels

Het is heel belangrijk dat het systeem op korte termijn wordt aangepast, zodat online zakendoen in de EU niet te ingewikkeld wordt gemaakt door al deze hindernissen.

De Europese Commissie beseft hoe urgent nieuwe, geharmoniseerde btw-regels voor heel Europa zijn om de grensoverschrijdende handel minder complex, minder kostbaar en minder risicovol te maken.

Totdat deze nieuwe regels van kracht worden, wordt online-retailers met grensoverschrijdende ambities geadviseerd om pas internationaal de markt op te gaan na een grondige analyse van de btw-regels in het betreffende land.

back to top