Voorkom verrassingen rondom de werkkostenregeling

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplichte kost voor alle werkgevers in Nederland. De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de daarvóór geldende regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Hoewel de basisgedachte achter de werkkostenregeling eenvoudig is, is de uitvoering ervan dat soms niet. ‘Gedoe’ (achteraf) voorkomen is eenvoudiger dan u denkt.

Werkkostenregeling in het kort
Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers (ook 100% zakelijke) vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. Onder de werkkostenregeling krijgt u als werkgever een fictief budget (vrije ruimte) van 1,2% (2016) van de totale fiscale loonsom, vrij te besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. U moet de vergoedingen en verstrekkingen uiterlijk op het moment van uitbetalen aanwijzen als eindheffingsloon. Heeft u meer nodig dan de voor u beschikbare vrije ruimte, dan wordt het meerdere als loon belast naar een tarief van 80%. Deze heffing komt voor rekening van de werkgever. Om te voorkomen dat u aan het eind van het kalenderjaar verrast wordt door een hoge eindheffing, is het verstandig om jaarlijks het volgende stappenplan te doorlopen.

Stappenplan werkkostenregeling

  1. Inventarisatie
    Inventariseer jaarlijks vooraf welke vergoedingen en verstrekkingen beslag zullen leggen op de vrije ruimte en welke gerichte vrijstellingen u toe kunt passen. U kunt dan vergoedingen en verstrekkingen tijdig aanwijzen als eindheffingsloon.
  2. Vaste kostenvergoeding onderbouwen
    Indien er gebruik wordt gemaakt van een vaste kostenvergoeding zorg dan voor een goede onderbouwing. Heeft u in het verleden geen steekproef gedaan, begin daar dan zo snel mogelijk mee. Denk eraan dat na een aantal jaren opnieuw een steekproef gehouden moet worden.
  3. Arbeidsvoorwaarden aanpassen
    Bekijk regelmatig of een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden nodig is. Uw medewerkers moeten instemmen met die wijzigingen. Wij adviseren om die overeenstemming in samenwerking met de ondernemingsraad te bereiken.
  4. Administratie
    Zorg ervoor dat in uw salaris- en financiële administratie de vergoedingen en verstrekkingen juist worden verwerkt. Hierdoor kunt u aan het einde van het kalenderjaar de eventueel verschuldigde eindheffing makkelijker berekenen.
  5. Budgetbewaking
    Zorg dat u zicht hebt op de beschikbare vrije ruimte, zodat u weet of er ruimte is voor een klein kerstpakket of een groots kerstfeest.
back to top