De totaaloplossing accountancy maakt ons een stuk slagvaardiger

Gertjan Toorenaar is hovenier in hart en nieren. Hij heeft inmiddels meer dan zeventien jaar ervaring in de aanleg en het onderhoud van tuinen op zijn naam staan. Van particuliere tuinen tot openbare plantsoenen, geen ‘groen’ heeft nog geheimen voor hem. Samen met Lowi Wagenaar is hij dga van hoveniersbedrijf TuinTotaal. TuinTotaal is sinds 2010 klant bij Baker Tilly Berk in Goes. Baker Tilly Berk is sterk lokaal georiënteerd en letterlijk en figuurlijk ‘dichtbij’. Dat was voor TuinTotaal destijds doorslaggevend bij de keuze voor een nieuwe accountant. Het bleek een goede keuze, want de relatie is inmiddels zeer bestendig gebleken.

De korte lijnen tussen Talitha Valkier, de relatiedrager vanuit Baker Tilly Berk, en TuinTotaal zijn de motor van de efficiënte en prettige samenwerking. Gertjan: “Het contact met Baker Tilly Berk is laagdrempelig en verloopt erg soepel. Als ik bel, word ik niet tien keer doorverbonden, maar krijg ik direct de juiste persoon aan de lijn. We kunnen snel afspraken maken en schakelen. En het is ook mogelijk even bij elkaar binnen te lopen. Ik vind dat erg prettig. Bij TuinTotaal houden we niet van fratsen. En we zijn snel en slagvaardig. Dat geldt ook voor de mensen bij Baker Tilly Berk, dus we passen goed bij elkaar.”

Baker Tilly Berk houdt net als wij van snel schakelen.We passen goed bij elkaar.

 

Tot voor kort werkte Valkier een dag per maand op het kantoor bij TuinTotaal om de boekhouding op orde te brengen. Toorenaar: “Talitha leerde het bedrijf en ons daardoor nog beter kennen. Ik merk hoe prettig het is als iemand van buitenaf alle ins en outs van je bedrijf kent en vanuit die kennis met je meedenkt.”  Sinds 1 januari 2016 is TuinTotaal overgegaan op de dienst totaaloplossing accountancy van Baker Tilly Berk. Toorenaar: “We wilden graag minder papierwerk en minder tijd aan factureren besteden. Bovendien hadden we de behoefte om vaker en gemakkelijker onze actuele cijfers in te zien, vooral als het gaat om openstaande bedragen bij debiteuren.”

De totaaloplossing accountancy past zich flexibel aan de wensen van de ondernemer aan. Zo scannen Toorenaar en Wagenaar zelf via Scan & Herken de inkoopfacturen in om ze te verwerken in Exact Online. Hierdoor hebben ze zelf de controle over wanneer ze hun rekeningen betalen. De verkoopfacturen worden volledig automatisch klaargezet en verzonden. Baker Tilly Berk heeft een bankkoppeling ingericht, zodat alle bij- en afschrijvingen op onze rekeningen in Exact Online worden bijgewerkt. Dankzij die bankkoppeling kunnen Lowi en Gertjan real-time hun financiële situatie bekijken.

Tuintotaal (1)

Overstap


De overstap naar een ander boekhoudsysteem is altijd spannend. Bij TuinTotaal was men gewend om alle facturen handmatig op te stellen en te versturen. Daarna werden de facturen in dossiers in de kast bewaard. Gertjan: “Sinds de totaaloplossing accountancy wordt alles digitaal en (deels) automatisch verwerkt en opgeslagen. Je raakt voor je gevoel een beetje de controle kwijt, terwijl eigenlijk het tegenovergestelde het geval is. We kunnen nu immers niets meer kwijtraken of vergeten en zien steeds de meest recente cijfers. We zijn inmiddels helemaal gewend.”

Elke week wordt er een rapportage uitgedraaid vanuit Exact Online voor een gedetailleerd inzicht in de financiële situatie van dat moment. Zijn er aandachtspunten? Staan er rekeningen open? Dit actuele inzicht in de cijfers is voor TuinTotaal dé grote winst van de totaaloplossing accountancy. Gertjan: “We wilden graag toe naar een wekelijkse rapportage van de laatste stand van zaken. Zodat we korter op de bal kunnen spelen en sneller actie kunnen ondernemen als er rekeningen bij debiteuren openstaan. Ook fijn: een betalingsherinnering versturen aan een klant die net twee dagen daarvoor al betaald heeft, komt nu niet meer voor. Wel zo klantvriendelijk!”

We kunnen accurater bijsturen en sneller in actie komen.

 

Naast de wekelijkse rapportages is er elke maand een contactmoment. Om elkaar bij te praten, opvallende zaken te bespreken en te kijken of er ergens bijgestuurd moet worden. Talitha Valkier adviseert en denkt mee, waarbij ze de visie en drive van TuinTotaal voor ogen houdt.

Lowi: “De totaaloplossing accountancy maakt ons een stuk slagvaardiger. Zo vroeg de bank onlangs om een up-to-date overzicht van onze financiële gegevens vanwege een financieringsvraag. We hadden de benodigde informatie letterlijk binnen tien minuten aan de bank verzonden.”

Wilt u meer informatie over de totaaloplossing accountancy ontvangen? Neem dan contact op met één van onze vestigingen.

back to top