Werkkostenregeling
Onderdeel van:

Personeel

Werkkostenregeling

Wat weet u van de werkkostenregeling? Misschien dat de regeling verplicht is voor alle werkgevers en dat u vergoedingen en verstrekkingen kunt onderbrengen in de zogenoemde ‘vrije ruimte’? Maar hoe zit dat met het verstrekken van consumpties op de werkplek, reiskosten, werkkleding of leaseauto’s? Wij hebben alles wat u moet weten over de werkkostenregeling op een rijtje gezet voor u. En we geven u tips voor een juiste toepassing en administreren van de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de daarvóór geldende regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Tot die tijd gold voor elke vergoeding of verstrekking een aparte regel. Toch werd de werkkostenregeling niet als een vereenvoudiging ervaren. Na een aantal wijzigingen, is de werkkostenregeling sinds 1 januari 2015 voor alle werkgevers verplicht.

Eenvoudige regeling

De gedachte achter de werkkostenregeling is eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen die u doet aan uw werknemers (ook 100% zakelijke) vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. Vervolgens krijgt u als werkgever een fictief budget (vrije ruimte) van 1,2% (2016) van de totale fiscale loonsom voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. U moet de vergoedingen en verstrekkingen uiterlijk op het moment van uitbetalen aanwijzen als eindheffingsloon. Heeft u meer nodig dan de voor u beschikbare vrije ruimte, dan wordt het meerdere als loon belast naar een tarief van 80%. Deze heffing komt voor rekening van de werkgever.

Uitzonderingen werkkostenregeling

Op de eenvoudige basisgedachte achter de werkkostenregeling gelden nog een aantal uitzonderingen:

  • De werkgever kan ervoor kiezen om vergoedingen en verstrekkingen als belastbaar loon uit te betalen onder aftrek van de verschuldigde loonheffing
  • Maar er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen waarvoor deze keuze niet geldt (bijvoorbeeld auto van de zaak)
  • Er blijven bepaalde gerichte vrijstellingen bestaan (bijvoorbeeld reiskosten)
  • Bepaalde zaken die ter beschikking worden gesteld worden op nihil gewaardeerd
  • Sommige kostenvergoedingen worden als intermediaire kostenvergoedingen beschouwd
  • Er geldt een gebruikelijkheidstoets

Vaste kostenvergoedingen werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling blijft het mogelijk om vaste kostenvergoedingen toe te kennen voor kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt of voor bepaalde intermediaire kosten. De regels hiervoor zijn echter wel aangescherpt. Als er in het verleden geen (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de werkelijke kosten heeft plaatsgevonden binnen uw organisatie, dan kan de vaste kostenvergoeding alleen onbelast blijven als u de vaste kostenvergoeding aanwijst als eindheffingsloon en er voldoende vrije ruimte is. Tip: heeft u in het verleden geen steekproef gedaan, begin daar dan zo snel mogelijk me

Posten onder de vrije ruimte

  • De volgende kosten zullen bij veel werkgevers in de vrije ruimte vallen (let op: deze lijst is niet limitatief). Bij u ook?
  • Kerstpakketten en andere geschenken aan werknemers
  • Maaltijden op de werkplek (forfait van € 3,25 in 2016)
  • Reiskostenvergoedingen voor zover groter dan € 0,19 per kilometer, inclusief parkeer- veer en tolgelden (niet auto van de zaak)
  • Internet thuis indien niet  noodzakelijk (noodzakelijkheidscriterium)
  • Bedrijfsfitness buiten de werkplek
  • Personeelsfeesten buiten de werkplek, personeelsreizen etc.
  • Computers, laptops, tablets, gereedschap die niet noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium)
  • Mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen die niet noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium)
  • Vergoedingen en verstrekkingen van werkkleding
  • Fiets van de zaak
  • Niet onderbouwde vaste kostenvergoedingen

    Tip: geeft u een kerstpakket aan uw relaties? Deze vallen niet in de vrije ruimte. U kunt hier wel eindheffing over afdragen. Als het gaat om kerstpakketten met een waarde van maximaal € 136,00 is de eindheffing 45%.

Verschil tussen ter beschikking stellen en verstrekken

Onder de werkkostenregeling geldt voor sommige kosten een belangrijk verschil tussen ter beschikking stellen enerzijds en vergoeden of verstrekken anderzijds (met verstrekken bedoelen wij hier: in eigendom verstrekken). Werkkleding (met een logo van 70 cm2 of groter) die u ter beschikking stelt aan uw werknemer, wordt op nihil gewaardeerd. Een vergoeding voor werkkleding is echter belast en heffing kan alleen achterwege blijven als de vergoeding wordt aangewezen als eindheffingsloon onder de vrije ruimte.

Posten met nihil waardering of gerichte vrijstelling

Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde verstrekkingen en ter beschikking gestelde zaken de vrije ruimte vult, wordt een aantal posten op nihil gewaardeerd. Ook gelden voor bepaalde posten gerichte vrijstellingen. Hieronder volgen de belangrijkste:

Nihil waardering

  • Arbovoorzieningen
  • Consumpties op de werkplek
  • Inrichting van de werkplek (niet zijnde de werkplek in de woning van de werknemer)
  • Ter beschikking gestelde werkkleding (nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens werk te dragen of met logo)
  • Ter beschikking gestelde kleding die achterblijft op de werkplek
  • Ter beschikking gestelde voordeelurenkaart openbaar vervoer (mede zakelijk gebruik)

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

  • Reiskosten zoals abonnementen en kaartjes openbaar vervoer of € 0,19 per kilometer
  • Studiekosten, congressen, trainingen, vakliteratuur, kosten inschrijving beroepsregister
  • Verhuiskosten voor zakelijke verhuizingen
  • Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders
  • Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen etc.
  • Extraterritoriale kosten
  • Korting op producten eigen bedrijf (let op hier geldt een maximum)
  • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die zonder meer noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium)
  • Vergoedingen en verstrekkingen van een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor een nihil waardering geldt. Het gaat hierbij om arbo-voorzieningen.

Tip: vergeet niet om vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt aan te wijzen als eindheffingsloon.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt met ingang van 1 januari 2015 het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat er een vrijstelling geldt wanneer de hiervoor genoemde zaken naar het redelijke oordeel van u, de werkgever, noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hetzelfde geldt voor het bijbehorende datatransport (waaronder ook internet thuis voor zover noodzakelijk) en voor de benodigde programmatuur en dergelijke.

Er gelden nog wel de volgende voorwaarden en beperkingen:

  • Als de voorziening niet langer noodzakelijk is, moet de werknemer de voorziening teruggeven of de restwaarde vergoeden. 
  • Voor bestuurders en commissarissen geldt dat de voorziening ook een ‘gebruikelijke voorziening’ moet zijn.
  • De voorzieningen mogen niet in ruil voor andere loonbestanddelen worden verstrekt (cafetariaregeling).

De werkkostenregeling optimaal benutten

Hoewel de basisgedachte achter de werkkostenregeling redelijk simpel is, blijken er in de praktijk nogal wat haken en ogen aan de uitvoering ervan te zitten. Onze specialisten loonheffingen houden wel van een uitdaging en helpen u graag de werkkostenregeling zo optimaal mogelijk toe te passen. Wij delen graag onze wijsheid met u hierover. Wist u bijvoorbeeld dat de vrijdagmiddagborrel binnen de nihil waardering valt als u deze op kantoor organiseert? Onze loonheffingsspecialist Karin Herman heeft nog veel meer tips klaarliggen voor u. Neem contact met haar op en ontdek hoe wij u kunnen helpen.

Meer weten?

Altijd op de hoogte van de laatste wijzigingen met betrekking tot de werkkostenregeling zijn? Onze adviseurs delen graag hun wijsheid met u.

Voorkom verrassingen rondom de werkkostenregeling

Hoewel de basisgedachte achter de werkkostenregeling eenvoudig is, is de uitvoering ervan dat soms niet. ‘Gedoe’ (achteraf) voorkomen is eenvoudiger dan u denkt.

Bekijk deze publicatie

Personeelsfondsen blijven de gemoederen bezig houden

Een personeelsfonds is een fonds waaraan werkgever en werknemer gezamenlijk bijdragen. Een van de voorwaarden om belastingvrije uitkeringen uit het fonds te doen, is dat de werkgever in de laatste vijf jaar voorafgaand aan de verstrekking of vergoeding niet meer in het fonds mag hebben gestort, dan de werknemers.

Bekijk dit nieuws

Geen inhoudingsplichtige, toch werkkostenregeling

Wat als een inwoner van Nederland een buitenlandse werkgever heeft die niet als inhoudingsplichtige voor de loonbelasting kwalificeert?

Bekijk dit nieuws

Geen concurrentiebeding, toch optreden tegen concurrentie?

Wanneer er sprake is van onrechtmatige concurrentie, kan toch opgetreden worden tegen concurrentie van de werknemer tijdens of na het einde van het dienstverband.

Bekijk dit nieuws

Latere motivatie concurrentiebeding is niet rechtsgeldig

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een gedegen en grondig gemotiveerd concurrentiebeding?

Bekijk dit nieuws
Carin en Steve op bank

Hoe los je een arbeidsconflict écht op?

Carin Welters verkent met mediator Steve Whittaker de rol van mediation bij arbeidsconflicten.

Bekijk deze blog

Prinsjesdag 2016: de personele plannen

De belangrijkste plannen op personeelsgebied hebben wij op een rij gezet voor u.

Bekijk dit nieuws

Doorstart na faillissement en opvolgend werkgeverschap

Opgebouwde dienstjaren van werknemers lopen door als zij in dienst treden bij een ‘opvolgend werkgever’.

Bekijk dit nieuws

Ondernemerscollege

Werkt personeel met een aandeel in het bedrijf harder?

Goed werkgeverschap is voor Henk Jan, chief chocolate officer bij Tony's Chocolonely, net zo belangrijk als het produceren van een (h)eerlijke reep.

Henk Jan Beltman

Bekijk alle colleges

Hoe kunnen wij u verder helpen?

Karin Herman
Karin Herman Manager tax advisory 06 10 23 11 51

"Ik help u om risico's te beperken en kosten te besparen als het gaat om loonheffing en de sociale verzekeringen. Waaronder de werkkostenregeling!"